كيفية كتابة البريد الإلكتروني بطريقة احترافية ومثالية في خمس خطوات

يعد البريد الالكتروني الاحترافي المثالي امرا لا جدال به للتواصل بفاعلية مع الاخرين وتحقيق الهدف المطلوب، فالبريد الالكتروني بالنسبة للكثير هو الشكل الأكثر شيوعا في الاتصالات المهنية، ولان اللغة الإنجليزية أصبحت الان هي لغة الاعمال، فتعتبر كتابة رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية مهارة أساسية لابد ان تتقن، مما يساعدك للتعبير عن نفسك بشكل احترافي وتقديم انطباع عظيم عن أصحاب العمل والعملاء في كافة انحاء العالم، واليكم نوضح عبر موقع زووم الإمارات كيفية كتابة البريد الإلكتروني بطريقة احترافية ومثالية، فتابعوا التالي.

كيفية كتابة البريد الإلكتروني بطريقة احترافية ومثالية

يمكنك كتابة البريد الإلكتروني بطريقة احترافية ومثالية من خلال اتباع خمس من الخطوات، وهم:

• ابدا بتحية احترافية.
• وضح الهدف الخاص بك.
• استخدام مفردات اللغة الإنجليزية الصحيحة للأعمال
• اجعل رسالتك موجزة.
• اختم بشكل مهذب.

نشرح بشمل تفصيلي كل خطوة من الخطوات الخمس فتابع التالي.

1_ ابدأ بتحية احترافية

• من الضروري ان تبدا دوما البريد الإلكتروني الخاص بك بتحية ودية احترافية، مع العلم ان مدى معرفتك للملتقي سوف يحدد مدى الرسمية التي يجب ان تكون عليه هذه التحية.
• فعلى سبيل المثال قد تبدا البريد الالكتروني الأكثر رسمية عبر استخدام لقب عائلة المستلم، مثل “عزيزتي السيدة بريلا” DEAR MS PRELA، اما إن كنت ترسل لمستلم تعرفة جيدا، فمن الممكن ان تتحدث بطريقة اكثر بساطة على سبيل المثال HI PRELA، وفي تلك الحالتان من الضروري التأكد من انك كتبت اسم المستلم بطريقة صحيحة.
• وقد تكون هناك أوقات لا تعرف فيها أسم الشخص الذي تكتب اليه، وذلك في يحدث غالبا إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة، ومن ثم يعد البريد الالكتروني الخاص بك بمثابة رسالة التغطية cover letter في تلك السيناريو.
• ولذا فأن اكتر شيء يمكن فعله هو قضاء بعض من الوقت بالبحث عن اسم مدير التوظيف او الملتقى المحتمل ويعتبر LinkedIn مصدرا عظيماً لهذا.
• اما إن كنت غير متأكد بنسبة 100% من اسم مستلم البريد الألكتروني الخاص بك، فيمكنك استخدام الاسم المسمى الوظيفي، مثل عزيزي مدير التوظيف” Dear Hiring Manager” او اسم الشركة او الفريق الذي تكتب اللية مثل  عزيزي فريق أمازون للابتكار ” “Dear Amazon Innovation Team”).
• وتعتبر تلك الخيارات اكثر احتراما من بدء البريد الالكتروني الخاص بك بكلمة عزيزي السيد او السيدة “Dear Sir/Madam,” .
• واليك نصيحة, فإن كنت تقوم بالرد على بريد إلكتروني، فمن الأفضل إضافة ملاحظة شكر, مثل شكرا لك على التواصل “Thank you for getting in touch، وبالمثل إذا كان شخصا ما قد رد على احد رسائل البريد الإلكتروني الخاص بك.
•  فتأكد من الرد بـ “شكراً لردكم السريع” “Thank you for your prompt reply”  او “شكراً على ردك” “Thanks for getting back to me”. إن توجيه الشكر للمتلقي سيجعل نبرة البريد الإلكتروني ودية واحترافية.

2_ وضح الهدف الخاص بك

• يجب ان تجعل الهدف الخاص بك واضح في بداية البريد الإلكتروني، وتذكر ان الاشخاص في العديد من الأوقات تقرا رسائل البريد الالكتروني بين الاجتماعات او على هواتفهم المحمولة لذا اجعل جملتك دوما واضحة وابدا مناقشة الموضوع الأساسي بشكل سريع.
• والليك بعض العبارات التي قد تساعدك على تقديم الهدف الخاص بك أنا أكتب بالإشارة إلى …” “I am writing in reference to…”. او , I am writing to enquire about …” أنا اكتب للاستفسار عن …..
• إذا كان البريد الالكتروني الخاص بك يتطلب إجراء من الملتقى، فيجب التأكد أن ذلك واضح، فعبارات مثل “أرجو أن تنظر في هذا …” “Could you please look into this…”, ، “… في أقرب فرصة ملاءمة لك” “…at your earliest convenience” و “شكرا جزيلاً مقدماً لمساعدتكم” “many thanks in advance for your help”

3_ استخدام مفردات اللغة الإنجليزية الصحيحة للأعمال

• تتطلب مختلف الصناعات مفردات مختلفة او متخصصة باللغة الإنجليزية، على سبيل المثال رسالة البريد الإلكتروني من احد متخصصي تكنولوجيا المعلومات على الأرجح ان تكون مختلفة جدا عن الرسائل المكتوبة من قبل احد الأطباء.
• ولذا للتأكد انه تم فهمك بشكل صحيح أيا كان مكان عملك فمن الأفضل ان تقلل من البحث وان تستخدم مفردات اللغة الإنجليزية الملائمة.

4_ أجعل رسالتك موجزة

• من الجدير بالذكر انه في أي لغة صممت رسائل البريد الإلكتروني لتقرأ بسرعة، ولذا فمن الافضل ان تجعل البريد اللأكتروني الخاص بك مختصرا، والجمل موجزة، والرسائل النصية الخاص بك واضحة،.
• ويعتبر البريد الالكتروني القصير وسيلة سهلة لجعل رسالتك خالية من الأخطاء، وبوجه خاص لمن يتحدثون باللغة الإنجليزية كلغة ثانية.
• ولا يعني ان تكون مختصرا بانك تكون حادا في الحديث او وقح، بل يجب ان تحافظ على نبرة إيجابية مهنية عن طريق ختم البريد الالكتروني ببعض الملاحظات الختامية الاكثر تهزيبا.
• حيث يمكنك كتابة “شكرا لكم على مساعدتكم” “Thank you for your help”  أو “شكرا لعنايتكم” “Thank you for your consideration”، ومن ثم يمكن المتابعة بـ “إذا كان لديك أي أسئلة، من فضلك لا تتردد بسؤال” “If you have any questions, please don’t hesitate to ask”  و “إنني أتطلع إلى الاستماع منك” “I look forward to hearing from you”.

5_اختم بشكل مهذب

• الخطوة الأخيرة لكتابة البريد الإلكتروني الاحترافي المثالي، ان ينتهي بنهاية مناسبة يليها اسمك كمرسل والمسمى الوظيفية على سبيل المثال, “مع أطيب التحيات” “Kind regards”، “خالص التقدير” “Sincerely”، و “شكرا جزيلا” “Many thanks” كلها وسائل احترافية لإنهاء البريد الإلكتروني الخاص بك باللغة الإنجليزية.
• وقبل ان تضغط على زر إرسال send، من الضروري ان تقوم بالتصحيح الدقيق proofread للبريد الخاص بك مرة اخرة وذلك للتأكد من عدم وجود أي أخطاء املائية.